PRIVACY POLICY NOTICE

UiTM HOLDINGS GROUP OF COMPANIES PRIVACY POLICY NOTICE

 

The Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia (“Act”), which regulates the processing of personal data in commercial transactions, applies to UiTM Holdings Sdn Bhd together with its subsidiaries, affiliates, related and associated companies (collectively referred to “we”, “us” or “our”). For the purpose of this Notice, the terms “Personal Data” and “Processing” shall have the same meaning as prescribed in the Act.

We respect and are committed to the protection of your personal information and your privacy. This Private Policy explains how we collect and handle your Personal Data in accordance with the Act.

 

1. INFORMATION COLLECTED

1.1  We wish to give you notice that your Personal Data will be collected, recorded, processed, stored, used transferred and/or disposed by us including our employees to be utilised and dealt with in accordance and in compliance with the Act.

1.2  Your Personal Data which may be collected shall include:

1.2.1 Information collected when you fill in or update your information with us, which may include personal information such as your photograph, name and contact details;

1.2.2  Relevant contents pertaining to your personal data in all documents submitted to us; and

1.2.3  Any personal data provided pursuant to the creation of any messages or comments submitted to us in whatever manner, which may include your name, email address and telephone number.

1.3  In respect of Personal Data of third parties such as your family members, you hereby confirm that you have obtained the consent from the person(s) whose Personal Data may be given to us by you or identified from your Personal Data for the purpose stated herein including disclosure to the parties stated herein.

 

2. PURPOSE OF COLLECTION PERSONAL DATA

2.1  By providing any of your Personal Data to us, you hereby agree that we shall collect, retain and use the Personal Data for the following purposes:

2.1.1  Providing you with services or benefits under any of our business;

2.1.2  Processing your application under any of our programmes;

2.1.3  Conducting research on planning, products, goods, services, security and testing;

2.1.4  Where you have provided your resume, considering you for any jobs that may arise with us;

2.1.5  Purposes connected with the operation, administration, development or enhancement of our business including for the purpose of which is relevant to support or assist in any of our businesses (for example, providing your information relating to your work experience in order to fulfil information as required for the submission of tenders for projects or for fulfilling regulatory requirements);

2.1.6  Where required by law and where we consider that such use or disclosure is necessary to respond to any claims or legal processes, or where we suspect that fraud or unlawful activity has been, is being or may be engaged in;

2.1.7  Where a third party requires, in order for such third party to perform functions or obligations as required under the laws, rules, regulations, by laws and/or guidelines (whether or not having the force of law) or as required by any governmental and/or non-governmental authorities, agencies or departments (for example, to external auditors who are auditing our human resource and learning centre’s processes);

2.1.8  Making such disclosures as may be required for any of the above purposes or by law; and

2.1.9  Staff management and administration including (but not limited to) recruitment, performance evaluations, processing pay and benefits ensuring compliance with internal policies handling conduct, capability and grievance cases, training providing references to third parties as permitted under applicable law, contacting next of kin in emergency situations and health and safety.

 

3. USE AND DISCLOSURE

3.1  You further agree that we may disclose and/or transfer (whether in Malaysia or abroad) amongst any subsidiaries within our group and/or third parties including but not limited to:

3.1.1  UiTM Holdings Sdn. Bhd or to any of its subsidiaries to where you are/or will be seconded and/or transferred to;

3.1.2  our consultants, auditors, employers, contractors, suppliers, partners, advertisers;

3.1.3  any relevant authorities, embassies, statutory bodies, regulatory bodies, organisations or any relevant financial institutions;

3.1.4  any other persons under a duty of confidentiality to us or any subsidiaries within our group;

3.1.5  our service providers; and

3.1.6  organizations who provide archival, auditing, professional advisory, debt collection, insurance, banking, marketing, advertising, mail house, recruitment, technology, security services to use, disclose, hold, process, retain, or transfer such Personal Information for the purpose of paragraph 2 above for and on our behalf.

 

4. FAILURE TO PROVIDE PERSONAL DATA

Please note that in the event the Personal Data supplied is insufficient or is not satisfactory to us, your application or request to us for any of the above purposes as set out in paragraph 2 above may not be accepted or acted upon, or we will not be able to provide the full range of benefits and/or services to you.

 

5. STORAGE AND RETENTION OF THE PERSONAL DATA

5.1  Your Personal Data shall be stored either in hard copies in our offices or stored in servers located in or outside Malaysia and operated by us or our service providers in or outside Malaysia.

5.2  Any Personal Data supplied by you will be retained by us for as long as necessary for the fulfilment of the purposes stated in paragraph 2 above, or if required to satisfy any legal, regulatory or accounting requirements, or to protect our interests as a whole.

 

6. LINKS TO OTHER WEBSITES

The content in our website may include links to third party websites. We are not responsible for the content on such linked third party websites and you should observe the separate privacy policies applicable to the respective third parties website.

 

7. RIGHT OF ACCESS TO PERSONAL DATA

7.1  If you have any questions regarding this Privacy Policy, if you wish to request access and/or amend your Personal Data, or If you wish to withdraw your consent us for the processing of your Personal Data for the purposes as set out in (2) above, or for the transfer of your Personal Data to the parties stated in (3) above, you may send your request in writing at the following address:

UiTM HOLDINGS SDN BHD

Level 4, Block 1,
INTEKMA Resort & Convention Centre,
Persiaran Raja Muda, Section 7
40000 Shah Alam, Selangor
E-mail: pdpa@uitmholdings.com

7.2  If we do not receive any notification from you in this regard, we shall continue to process your Personal Data on the basis of presumption that you have consented to such use of your Personal Data by us

 

8. REVISION AND AMENDMENTS

We reserve the right to revise, update or amend the terms of this Notice at any time by placing the updated version of it on appropriate means. By continuing to communicate and use our services following the revision, modification or amendment to this Notice, you are deemed to accept such revisions, modifications or amendments.

 

9. DISCLAIMER

While this privacy policy states standards for maintenance of Personal Data and while efforts will be made to meet the said standards, we are not in position to guarantee compliance with these standards. There may be factors beyond our control that may result in disclosure of Personal Data. Consequently, we offers no warranties or representations as regards maintenance or non-disclosure of Personal Data.

 

10. LANGUAGE

This Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia in accordance with Section 7(3) of the Act.

DASAR PRIVASI BAGI UITM HOLDINGS SDN BHD

 

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia (“Akta”), yang mengawal pemprosesan data peribadi dalam urus niaga komersil, terpakai kepada UiTM HOLDINGS SDN BHD dan juga kepada subsidiari-subsidiarinya, kami gabungan, berkaitan dan bersekutu (secara kolektif merujuk kepada “kami”).  Bagi tujuan Notis ini, istilah “Data Peribadi” dan “Pemprosesan” hendaklah mempunyai maksud yang sama sebagaimana yang ditetapkan dalam Akta tersebut.

 

Uitm Holdings Sdn Bhd Bersama dengan subsidiari–subsidiarinya, kami–kami gabungannya, kami-kami yang berkaitan dengannya dan kami–kami bersekutunya (secara kolektif, sebarang rujukan kepada “kami” adalah termasuk mana-mana ahli kami), menghormati dan komited untuk melindungi data peribadi dan privasi anda. Privasi dasar ini menjelaskan cara Uitm mengumpul dan mengendalikan data peribadi anda mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia.

 

Kami menghormati dan komited untuk melindungi maklumat peribadi dan privasi anda. Dasar Privasi ini menjelaskan cara kami mengumpul dan mengendalikan Data Peribadi anda selari dengan Akta tersebut.

 

1. PENGUMPULAN MAKLUMAT

1.1  Kami ingin memberi anda notis bahawa data peribadi anda akan dikumpulkan, direkodkan, diproses, disimpan, digunakan, dipindahkan dan/atau dimusnahkan oleh kami termasuk kakitangan kami untuk digunakan dan diuruskan seperti yang ditetapkan di dalam Akta.

1.2  Data peribadi mengenai anda yang dikumpul oleh kami adalah termasuk:

1.2.1  Maklumat yang dikumpul apabila anda mendaftar atau mengemaskini apa-apa maklumat dengan kami, yang mungkin termasuk data peribadi seperti gambar, nama dan butir-butir hubungan anda;

1.2.2  Maklumat Data Peribadi yang dikemukan kepada kami dalam apa jua  dokumen; dan

1.2.3  Apa-apa Data Peribadi yang diserahkan kepada kami melalui mesej atau komen yang mungkin termasuk data peribadi seperti nama, alamat e-mel dan nombor telefon.

1.3  Berhubung dengan Data Peribadi pihak ketiga seperti ahli keluarga anda, anda dengan ini mengesahkan bahawa anda telah memperoleh persetujuan daripada mereka yang Data Peribadinya diberikan kepada kami oleh anda atau dikenal pasti dari Data Peribadi anda untuk tujuan yang dinyatakan di sini termasuk pendedahan kepada pihak-pihak yang dinyatakan di sini.

 

2. TUJUAN MENGUMPUL DATA PERIBADI

2.1  Dengan memberikan apa-apa Data Peribadi anda kepada kami, anda dengan ini bersetuju bahawa kami akan mengumpul, menyimpan dan menggunakan Data Peribadi bagi tujuan-tujuan berikut:

2.1.1  Memberikan anda dengan perkhidmatan atau manfaat di bawah mana-mana perniagaan kami;

2.1.2  Memproses permohonan anda di bawah mana-mana program kami;

2.1.3  Menjalankan penyelidikan mengenai perancangan, produk, barangan, perkhidmatan, keselamatan dan ujian;

2.1.4  Di mana anda telah memberikan resume anda, mempertimbangkan anda bagi sebarang pekerjaan yang mungkin wujud dengan kami;

2.1.5  Tujuan yang berkaitan dengan operasi, pentadbiran, pembangunan, atau penambahan perniagaan kami serta untuk tujuan yang berkenaan untuk menyokong dan/atau membantu mana-mana perniagaan kami (sebagai contoh, memberikan maklumat mengenai pengalaman pekerjaan anda yang diperlukan untuk penyerahan tender untuk  projek atau untuk memenuhi mana-mana keperluan pengawalseliaan);

2.1.6  Jika dikehendaki oleh undang-undang, di mana kami menganggap bahawa penggunaan atau pendedahan sedemikian adalah perlu untuk bertindak balas terhadap sebarang tuntutan atau proses undang-undang, atau jika kami mengesyaki bahawa penipuan atau aktiviti yang menyalahi undang-undang telah, sedang atau mungkin akan terlibat dalam;

2.1.7  Di mana pihak ketiga menghendaki bagi pihak ketiga tersebut menjalankan fungsi atau kewajipan sepertimana yang diperuntukkan dibawah undang-undang, peraturan, undang-undang kecil dan/atau garis panduan (sama ada mempunyai kuasa undang-undang atau sebaliknya) atau sepertimana yang dikehendaki oleh mana-mana pihak berkuasa kerajaan dan/atau badan bukan kerajaan, agensi atau jabatan (sebagai contoh juruaudit luar yang mengaudit bahagian sumber manusia kami dan pusat pembelajaran atau pendidikan);

2.1.8  Membuat pendedahan sepertimana yang dikehedaki bagi mana-mana tujuan di atas atau oleh undang–undang; dan

2.1.9 Untuk tujuan pengurusan dan pentadbiran kakitangan termasuk (tetapi tidak terhad kepada) pengambilan, penilaian prestasi, pemprosesan gaji dan faedah, memastikan pematuhan terhadap dasar dalaman, mengendalikan kes kelakuan dan displin, latihan menyediakan rujukan kepada pihak ketiga seperti dibenarkan menurut undang-undang yang berkenaan, menghubungi pewaris pada waktu kecemasan dan untuk tujuan keselamatan dan kesihatan.

 

3. PENGGUNAAN DAN PENDENDAHAN DATA PERIBADI ANDA

3.1  Anda selanjutnya bersetuju bahawa kami boleh mendedahkan dan/atau memindahkan (sama ada di Malaysia atau luar negara) di antara mana-mana subsidari dalam kami dan/atau kepada pihak ketiga termasuk tetapi tidak terhad kepada;

3.1.1  Mana-mana syarikat subsidiari di mana anda telah ditukarkan sementara dan/atau dipindahkan;

3.1.2  Ejen-ejen, penasihat-penasihat, peguam-peguam, juruaudit-juruaudit, majikan-majikan, kontraktor-kontraktor, pembekal-pembekal, rakan-rakan kongsi, pengiklan-pengiklan;

3.1.3  Mana-mana pihak berkuasa yang berkenaan, kedutaan, badan-badan berkanun, badankawal selia , mana-mana organisasi, mana-mana institusi kewangan berkenaan;

3.1.4  Seseorang yang lain dibawah tugas kerahsiaan terhadap kami atau mana-mana subsidiari di dalam kami;

3.1.5  Pembekal perkhidmatan kami; dan

3.1.6  Organisasi yang membekalkan perkhidmatan arkib, pengauditan, nasihat profesional, pungutan hutang, insurans, perbankan, pemasaran, pengiklanan, rumah mel, penghantaran, pengambilan pekerja, teknologi, penyelidikan, utiliti dan servis keselamatan untuk menggunakan, mendedahkan, memegang, memproses, menyimpan atau memindahkan Data Peribadi itu bagi  tujuan (2)  di atas untuk dan bagi pihak kami.

 

4. KEGAGALAN UNTUK MENYEDIAKAN DATA PERIBADI

Sila ambil perhatian bahawa sekiranya Data Peribadi yang dibekalkan tidak mencukupi atau tidak memuaskan kepada kami, maka permohonan atau permintaan anda kepada kami bagi apa-apa tujuan di atas seperti yang dinyatakan dalam Klaus (2) di atas mungkin tidak boleh diterima atau bertindak ke atasnya atau kami tidak dapat memberikan pelbagai manfaat dan/atau perkhidmatan.

 

5. PENYIMPANAN DAN PENGEKALAN DATA PERIBADI

5.1  Data Peribadi anda hendaklah disimpan sama ada dalam salinan cetak di pejabat kami atau disimpan di dalam rangkaian yang terletak di dalam atau di luar Malaysia dan dikendalikan oleh kami atau pembekal perkhidmatan kami di dalam atau di luar Malaysia.

5.2  Sebarang Data Peribadi yang dibekalkan oleh anda akan disimpan oleh kami selama yang perlu bagi memenuhi tujuan yang dinyatakan dalam (2) di atas atau diperlukan untuk memenuhi keperluan kawalselia di sisi undang-undang, keperluan perakaunan atau untuk melindungi kepentingan kami secara keseluruhan.

 

6. LAMAN SESAWANG

Kandungan di dalam laman web kami mungkin termasuk pautan kepada laman web pihak ketiga. Kami tidak bertanggungjawab untuk kandungan laman web pihak ketiga yang dipautkan dan anda seharusnya mematuhi dasar privasi laman web pihak ketiga masing-masing.

 

7. HAK AKSES KEPADA DATA PERIBADI

7.1   Sekiranya anda mahu mengajukan pertanyaan berkenaan dasar privasi ini, memohon akses kepada Data Peribadi anda dan/atau jika anda ingin meminda Data Peribadi anda atau jika anda ingin menarik balik persetujuan anda terhadap kami bagi pemprosesan Data Peribadi anda bagi tujuan seperti yang dinyatakan dalam (2) di atas atau untuk pemindahan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak yang dinyatakan dalam (3) di atas, anda boleh menghantar permohonan anda secara bertulis ke alamat berikut:

UiTM HOLDINGS SDN BHD

Level 4, Block 1,
INTEKMA Resort & Convention Centre,
Persiaran Raja Muda, Section 7
40000 Shah Alam, Selangor
E-mail: pdpa@uitmholdings.com

7.2  Jika kami tidak menerima apa-apa maklumat daripada anda dalam hal ini, kami akan terus memproses Data Peribadi anda berdasarkan anggapan bahawa anda telah bersetuju dengan penggunaan Data Peribadi anda oleh kami.

 

8. PERUBAHAN DAN PINDAAN

Kami berhak untuk menyemak, mengemaskini atau meminda syarat Notis ini pada bila-bila masa dengan memaparkan notis tentang perubahan tersebut atau menghantar pemberitahuan kepada anda secara terus berkaitan dengan semakan, pengubahsuaian atau pindaan kepada Notis ini. Semak dasar privasi ini dari semasa ke semasa supaya anda sentiasa maklum tentang cara kami melindungi maklumat anda.

 

9. PENAFIAN

Walaupun dasar privasi ini menyatakan piawaian untuk penyelenggaraan Data Peribadi, dan sementara usaha akan dibuat untuk memenuhi piawaian tersebut, kami tidak berada dalam kedudukan untuk menjamin kepatuhan terhadap piawaian ini. Mungkin terdapat faktor di luar kawalan kami yang mungkin menyebabkan pendedahan Data Peribadi. Oleh itu, kami tidak menawarkan sebarang jaminan atau pernyataan mengenai penyelenggaraan atau tidak mendedahkan Data Peribadi.

 

10. BAHASA

Notis ini dikeluarkan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia selaras dengan Seksyen 7(3) Akta tersebut.